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私は私。

アディッシュ取締役 杉之原明子のブログです。

会議の議事録を担当して密かにスキルを磨きまくる

私は、議事録を取るのが得意だ。というか、かなり好きだ。

絶対に物事を動かしたいときは、絶対に私が議事録を取る。なぜなら、議事録を担当する者だけが、全てを動かす視点を手に入れられるからだ。
 

ああ、なんて楽しいのかしら!
 

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1.会議ログを取る

会議中に取る雑としたメモは、私的には議事録とは言わない。会議ログだ。
 
会議中は、全力でログを取る。一言一句漏らさず文字にすることが大切、という意味ではない。自分が会議の内容を理解しているかが重要だ。

自分が理解できない箇所は、会議に参加している大半も分かっていないので(そのはずだ!と心を強く持つ!)、会議の流れを手短に止めてしまって問題ない。

「ちょっと良いですか、こういう理解で合ってますか?」と声を上げる。手短に。

議事録担当の良いところは、堂々と分からないことを聞ける点でもある。


2.会議ログを議事録に進化させる

なぜ会議の内容を理解している必要があるか。それは、会議ログを議事録に進化させる必要があるからだ。

メールを送信する前に、以下の視点で内容を整理する。
「会議の目的は何で、課題の本質はどこか」
「誰がいつまでにどう動くのか」

 
(議事録を受け取ることが多くなった今、ぱっと見てこれが分からない議事録は後回し。というか読んでない。解読に時間をかけるなんてナンセンス。)


3.自分の理解中心に構成する

議事録の構成は、「関係者の皆さん、これだけはお忘れなく」とか「次回アクションはこれよ」順。
 
というか、私が関係者に理解して欲しい/動いてほしい順。

 
A.日時、参加メンバー

B.重たい懸念事項(あれば)

C.次回アクション ★まじmust!!!
 -担当者と期限を明記する

D.決定事項(あれば)

E.その他詳細 ←ここは最悪読まれなくてもOKな内容
 -テーマごとに箇条書きにする


C、DをEから改めて切り出す。内容が重複しても問題ない。
Eまでいくと誰も読んでないからだ。


ここで、次回アクション/担当者/期限が決まっていないと、会議がただのおしゃべり時間だったことに気づく。

それに気づくと、会議ログを取っている最中に、「それって誰々さんが担当でしたっけ」「次回アクションをもう一度確認していいですか」、会議が終わった後をも進める問いかけができるようになる。
 
 
4.次回アクションを登録する
 
次回アクションと期限は、関係者の予定に登録してしまう。さらに、次の会議なりも設定する。
 
議事録を頼まれただけだ。そこまでやる必要はないかもしれない。でも一歩先までやる。
 
 
5.議事録をとりまくる

入社当時、仕事が全くできなかった私にとって、議事録を任されたときはとても嬉しかったし、とても大切な仕事だった。

最初は、会議ログを取るのも一苦労だ。会議の内容が全然分からない。会議ログから議事録に進化させるのも大変だ。議論ポイントが何かを理解していないと、とんちんかんな議事録になってしまう。
 

でも、幾度となく議事録を作るうちに、会議ログをすっ飛ばして議事録が取れるようになる。
 
会議の目的を理解し、課題の本質を見る習慣がつくと、それは会議中に議論がそれたときの修正力につながる。次回アクション/担当者/期限がないと気持ち悪くなる、会議後の予定を登録したくてたまらなくなると、その視点はプロジェクトマネジャーの基礎になる。
 
 
徐々に、会議オーナーの相談相手があなたになる。そして、その会議及びプロジェクトはあなたなしには進まなくなる。
 
そう、物事が手のひらの上で動き出す。
 
 
 
余談だが、新たなプロジェクトに参加するとき、私は議事録を担当する。次回アクションのどれかに自分の名前を入れ、自分で期限を切り、期限内に動く。これを繰り返して徐々に…というかんじ。