私は私。

アディッシュ取締役 杉之原明子のブログです。

早ければ早いほどいい。一次返信の魔法

 
いただいた内容を確認しました。
理解しました/〇〇日までに進めておきます/準備します。

 

たったこれだけを即座に一次返信するだけで、
仕事のスピードが早くなる。
 
なんだこれは。
 

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1.確認のための時間が省ける
 
確かに、メールを送った側からすると、
 
・返信が来ないと、
確認してもらえたかしら。
説明しに行かなきゃ!/電話しなきゃ!
 
・返信が来ると、
確認してもらえたわ。
次回アクションの期限まで待とう。
 
となるわけだ。
 
一次返信をすると、お互いの時間を短縮することができる。
 
  
2.受信トレイは常時すっきりを目指す
 
現在、特に社内メールについては、もはやメールを入信した瞬間に
「返信」または「アーカイブ」をする勢いだ。

内容の実行に時間がかかりそうな内容のみ、
一次返信の上、受信トレイに残す。
 
つまり、私の受信トレイには、
二次返信が必要なメール(タスク)のみになっている。
 
 
ああ、すっきり!
 
カモン!新しいメール!
 
 
3.小さな信頼を積みまくる
 
ちなみに、二次返信が必要なメールのタスクをきちんとやることが
本当の信頼が問われる仕事だ。

ただ、無言でお待たせするよりも、「確認しましたよ」を伝える。
それだけでも、小さな信頼につながると感じている。

依頼された内容の実行スピードも上がってくると、
仕事全体が早く回るようになり、
積める信頼がどんどん増えるループへ。
 
 
 
前提として、テンポの良いやり取りをするためには、
目的意識、課題感、それに対するスピード感がすりあっている必要があるようだ。
 
ここがすりあっていないと、どうしてもメールが超大作となるし、
超大作を受信したがゆえに、それに値する返信をしなきゃ、
意図を理解しなきゃと思っているうちについつい後回しになり、
受信トレイにずっと該当メールが鎮座されることになる。