私は私。

アディッシュ取締役 杉之原明子のブログです。

チームのコミュニケーション設計を考える

 
私流、チームのコミュニケーション設計をまとめる。

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<まず、ずっと考えていること>
 
1.いったい何を目指し、どんなチームでいたいか
 
私たちは、いったい何を目指していて、どんなチームにしたいか。
なぜそれを達成したいか。
 
うっすらずーっと一年中考えている。
 
考えたことは言語化し、メンバーに伝え、一緒にバージョンアップし、
ときには現状に合わせて変更することをためらわない。
 
そして、それを、少なくとも会社の誰よりも(本当は日本で一番)信じる。
誰になんと言われようと揺らがない。
 
 
2.体制図
 
次にずっと頭にあるのは、体制図だ。
 
誰に何を任せ、どんなコミュニケーション設計にするか。
布陣を考え続ける。
 
 
<コミュニケーション設計>
 
以下は、あくまでも、現在の私のチーム(管理部)をまとめたものだ。
 
チームの状況や事業のステータスを見ながら設計している。
結論、上述で考え続けていることが形になれば良いのだ。
 
1.ロングMTG(年1~2回)
 
目指したい像についてメンバーと意識合わせをする場。
 
準備にも時間をかけて、半日~1日かけて行う。
題材は、チームや事業のフェーズに合わせて様々。
  • 未来会議
  • 部署ミッションのすり合わせ
  • メンバー理解
  • 施策振り返り

2.事業タスク会議(四半期に一度)
 
ロングMTGで合意した目指したい像を事業タスクに落とし込む。
 
管理部は、採用、労務、総務…と機能が複数あるので、
機能ごとに、担当メンバーに目指したい像を考えてもらっている。
 
それを尊重して事業タスクを作ってもらう。
 
メンバー全員が目指したい像と事業タスクを自ら発案していることが重要で、
ここが合意できれば、プロセスは任せることができる。
 
 
3.事業タスク振り返りプレゼン(四半期に一度)
 
私は、四半期に一度、QCP前に、
定例の時間を使って、事業タスクの振り返りプレゼンを行っている。
 
どの事業タスクを形にして、何が着手中で、何をストップさせてきたか。
それぞれの事業タスクが持つ意味は。
 
私自身の振り返りにもなるし、
チームが目指したい像への進捗を、メンバーと一緒に考察する。
 
合わせて、次の四半期の見通しも発表している。
 
 
4.QCP(四半期に一度)
 
1~3の上位概念と、仕事の根幹となる案件タスクを合わせて、
メンバーにQCPを作ってもらう。
 
QCPの内容は、両者相違ないものになっている。
案件タスクを中心として、事業タスクの負荷を再調整し、
場合によっては第三案を議論する。
 
 
5.定例会議(週1、45分以内)
 
目的は、他機能の様子を把握し合うこと。
 
少人数で運営しているため、横を知ることが
いざというときの機能を超えた底力につながると考えている。
 
また、メンバーレビューにて、
プラン変更や追加の業務依頼が発生する場合に、
定例で他機能の様子を知ってもらうことで、お互い気持ちよく調整できる。
 
30分で終わった日は、残りの時間を、
私が考えていることを話すコーナーにしている(おい笑
 
 
6.メンバーレビュー(週1、30分)
 
以前、まとめたとおりだ。
 
メンバーも、私との30分をどのように使うかを考えてくれていて、
非常に張り合いのある時間となっている。
 
レビューまでを上手く設計できれば、
MTGの数を一気に減らせる!
 
 
7.スタンドアップ(毎日、10分)
 
現在のチームが、
  • 拠点が離れたメンバーがいて、
  • 各機能、少人数で担当していて、
  • 小さい子どもを持つメンバーばかりなので、
私は、「助け合えるチーム」を目指している。
 
毎朝、1日の仕事の見通しと心的状況を共有し、
いざとなったときに、手を差し伸べあえるようにと考えている。
 
 
8.会話、あるいはSkype立ち話(随時)

当たり前だが、コミュニケーションは声だ。
 
込み入った話ほど、Skypeやメールでは絶対に真意は伝わらない。
ひそひそ話も嫌いだし、絶対に対面だと信じている。
 
昨年、他部署のメンバーからパクったいただいた”Skype立ち話”という
ワードが気に入っている。
 
チームの福岡拠点メンバーとは、
要所要所で「Skype立ち話できますか?」が合言葉になっている。
距離なんて関係ない。声で伝える。
 
 
※『これが当たり前だから』になったら壊す
 
私は、「会議があるからただ出席する」という考えが大嫌いだ。
 
お互い時間を使うからこそ、形骸化には気をつけたいと思うし、
自分が出席するならば、最大限取り組みたいと考えている。
 
必要があれば、変更することをいとわない。
 
ただ、そのときに、
 
<ずっと考えていること>
  • いったい何を目指し、どんなチームでいたいか
  • 体制図
 
に立ち戻る。
 
チーム推進のすべてはここだと思う。
 
 
 
 
 
 
#事業タスクとは