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私は私。

アディッシュ取締役 杉之原明子のブログです。

秘書代行サービスHelp You!の虜になった件

仕事のこと 働き方について
 
昨年、アディッシュの管理部を立ち上げることが決まり、私は考えていた。
 
とにかく限られたリソースでスタートする。普通に考えたら、一般的な管理部業務だけでリソースがいっぱいになる。会社の状況は予想を越えて変化するだろうし、案件タスクだけで悲鳴を上げるわけにはいかない。
 
 
どうにかして拡張性のあるチームを作りたい
 
クラウドソーシングってやつでなんとかならないものかしら。
 
よく分からない状態で最低限の予算だけ確保し、迷子になっていた矢先に、同僚を介して出会ったのが、ガイアックス出身の大先輩が立ち上げた秘書代行サービス『Help You!』だった。 
 
 
『Help You!』は、一般的なクラウドソーシングサービスと違い、クラウドで組成されたチームと一緒に仕事をすることになる。
  
これが導入の決め手だった。
 
 
現在、私の部署はどうしても属人化する体制になっている。だからこそ、案件タスクで工数が埋まったとき、事業タスクが発生したとき、突然自宅作業をする必要に迫られたとき、
 
決して1人なのではなくて、「クラウドに自分のチームがあるから大丈夫かも」って思えたら、
 
なんて素晴らしいのかしら!
 
そう思ったのだ。
 
 
半年間、自部署で利用してみて、本当に感動している。社内会議中にサービス名を完全に間違えて「Help Me!」と呼んだほど、助けてもらっている。
 
まじで秘書。
 
 
リーダーとして業務依頼する
 
現在、メンバーがHelp You!に業務依頼をするときは、間にすべて私が立っている。Help You!利用を軌道に乗せるためには、私たちの業務依頼スキルを一定値まで上げる必要があると考えたからだ。
 
人に仕事を任せる際は、きちんと依頼内容の設計をしないと、逆にコミュニケーションコストが高くなることが常だ。
 
仕事を任せたことがある人なら分かるはずだ。メンバーのアウトプットは、自分の依頼の仕方の鏡であることを。自分の業務依頼スキルであることを。
 
Help You!チームを困らせることがあってはならない。私のポリシー上。
 
 
「その仕事をなぜ依頼するか」だけ
 
どんなに緊急だとしても、Help You!に仕事を依頼する前に準備してもらう内容は以下だ。
・依頼内容概要
依頼タスクのゴールイメージを記載。
その仕事をなぜ依頼するか、どのような背景があるか★
 
・詳細
想定手順を記載
 
・所要時間
*時間(目安)
 
・納期
*月*日希望
 
準備と言っても、「その仕事をなぜ依頼するか」これだけだ。ここが握れていれば、業務の設計が多少上手くいかずに、やり取りが複数発生したとしても、コミュニケーションがブレない。
 
チームリーダーとしてメンバーに業務依頼をするならば、当たり前にやることだ。強調するまでもない。
 
 
一歩先の仕事、の気持ち良さ
 
Help You!を利用していて、本当に気持ち良いなーと感じる。
 
仕事は、依頼された範囲で考えると、期待されているゴールイメージの下に着地することが往々にしてあるが、Help You!はそれを超えてくる。
 
納品物に、あるときは追記、あるときは提案資料が添付されていて、依頼した仕事が何につながっているかを理解してもらえていることが分かる。感動する。
 
Help You!のアウトプットの高さ、もう手放せない。
 
ああ、仕事ってこうだよな。
 
 
加えて、一次返信の早さ、メッセージ連絡でのリマインドも的確。
 
ああ、気持ちが良い。
 
  
 
Help You!を使うようになって、Help You!だけでなく、他チームとコラボレーションするハードルがどんどん低くなっている。そして、どのような案件タスク・事業タスクも、少なくとも「なんとかなりそう」と感じられているのが嬉しい。
 
むしろ、何でも来い。
 
 
私たちの後ろには、強力な秘書チームが控えている。