会議の心得② 誰でもなんでも動かせちゃう会議設計
私が会議に相当なこだわりを持っているのは以前書いたとおりだ。
昨年、社内向けに会議に関する考えをメールにまとめたことがあるので、
続編としてメールの内容を転載したい。
注：このメールは、アディッシュ社長のノウハウも大いに頂戴した上でリリースした。
私自身、入社して以来、会議の多さと長さ、ファシリテートがなされていない会議にかなりのストレスを覚え、
逆にそういう会議は設けまいと自分に言い聞かせてやってきました。
一方、会議が上手くできれば誰でもなんでも動かせるようになると。
会議と宿題から世界を変えられる、ぐらいに思ってます。
以下、あくまでも私の心得です。
参加人数が多い場合、部署/他事業に渡る場合は特に大切にしています。
１．会議設定アジェンダのない会議は設定しない。
・アジェンダ作成のポイントは、
－会議の目的/ゴールを決める
－チーム作りの場合は、会議後にこういう雰囲気になってて欲しい、
でもOK
－それを達成するための議論の流れを考える
－この人はこう言うだろうというシナリオレベルで
仮説を立てることも。その仮説を見える形（紙でも可）に
しておくことは超重要。
－ここを見据えていると、議論がそれたときも修正しやすい。
－項目ごとにかける時間も決まっているとベスト。
例）
・本日のアジェンダ ←誰かにファシリテートしてもらうのもあり
－チェックイン（1分×〇分）
－会議の背景とゴール（10分） ←ここで上司を使うのもあり
－ディスカッション（30分）
－本日のまとめと宿題（5分）
２．参加者のアサイン※1会議にアサインした人ひとりひとりに、参加いただきたい意図を伝えられない会議は設定しない。
・参加者アサインのポイントは、
－その人にどう動いて欲しいか。
－6,250円/時間×人数を投下するに値する会議か。
－参加者ひとりひとりに、なぜ会議に出てもらっているか説明できるか。
アサインされた側は、
会議に出たら「必ず何か自分に役割がある」という意識が必要です。
自分に期待されている役割が分からない場合は教えてもらいましょう。
PCで内職してしまう場合は、参加者の士気が下がりますので
参加しなくてもいいでしょう。
３．会議を仕切る－ゴール/論点を明確にする－参加者全員に発言できる機会を
－意見が分かれる時には「どちらの意見にも一理有る」との自覚を持つ－礼を失せず勇気をもつ※経験的に最も注意すべき時は「誰かが論点からずれた発言をした直後、それに対する意見を別の人が返した」時。この時ファシリテーターが何も言わないと一瞬で話が変わってしまう。
－会議は時間通りに終了させる
※台本を作ったにも関わらず会議が終わらなかった場合は、
すぐに会議を打ち切りましょう。会議の延長は罪深いことです。
４．宿題を作る次回ステップを出すことに頭を使う。
会議設定者は、会議でアウトプットを出すことが使命です。
答えが見えないことも多々ありますが、それでも新たな一歩がないと
その会議には意味がありません。
どんな小さなことでもなんとしても宿題を作る必要があります。
５．議事録、宿題に積極的に関わる※2議事録を取ったり、宿題を担当することは、やればやるほど自身の
求心力につながります。会議後の宿題は、そもそも課題意識が
ある内容なので、周りの巻き込みやすさは抜群。
メンバーを巻き込むコツが分かれば、何でも変えられます。
それぞれの項目、細かく補足はあるが、
それについては本なりセミナーなりで十分学べる。
あとは場数。
何ごとも、何度も何度も実践して失敗して改善してきた人だけが習得できるのだ。
※1 会議に対する思い