早ければ早いほどいい。一次返信の魔法
いただいた内容を確認しました。理解しました/〇〇日までに進めておきます/準備します。
たったこれだけを即座に一次返信するだけで、
仕事のスピードが早くなる。
なんだこれは。
1.確認のための時間が省ける
確かに、メールを送った側からすると、
・返信が来ないと、
確認してもらえたかしら。
説明しに行かなきゃ!/電話しなきゃ!
・返信が来ると、
確認してもらえたわ。
次回アクションの期限まで待とう。
となるわけだ。
一次返信をすると、お互いの時間を短縮することができる。
2.受信トレイは常時すっきりを目指す
現在、特に社内メールについては、もはやメールを入信した瞬間に
「返信」または「アーカイブ」をする勢いだ。
内容の実行に時間がかかりそうな内容のみ、
一次返信の上、受信トレイに残す。
つまり、私の受信トレイには、
二次返信が必要なメール(タスク)のみになっている。
ああ、すっきり!
カモン!新しいメール!
3.小さな信頼を積みまくる
ちなみに、二次返信が必要なメールのタスクをきちんとやることが
本当の信頼が問われる仕事だ。
ただ、無言でお待たせするよりも、「確認しましたよ」を伝える。
それだけでも、小さな信頼につながると感じている。
依頼された内容の実行スピードも上がってくると、
仕事全体が早く回るようになり、
積める信頼がどんどん増えるループへ。
前提として、テンポの良いやり取りをするためには、
目的意識、課題感、それに対するスピード感がすりあっている必要があるようだ。
ここがすりあっていないと、どうしてもメールが超大作となるし、
超大作を受信したがゆえに、それに値する返信をしなきゃ、
意図を理解しなきゃと思っているうちについつい後回しになり、
受信トレイにずっと該当メールが鎮座されることになる。