早ければ早いほどいい。一次返信の魔法

 

いただいた内容を確認しました。

理解しました／〇〇日までに進めておきます／準備します。

たったこれだけを即座に一次返信するだけで、

仕事のスピードが早くなる。

 

なんだこれは。

 

１．確認のための時間が省ける

 

確かに、メールを送った側からすると、

 

・返信が来ないと、

確認してもらえたかしら。

説明しに行かなきゃ！／電話しなきゃ！

 

・返信が来ると、

確認してもらえたわ。

次回アクションの期限まで待とう。

 

となるわけだ。

 

一次返信をすると、お互いの時間を短縮することができる。

 

  

２．受信トレイは常時すっきりを目指す

 

現在、特に社内メールについては、もはやメールを入信した瞬間に

「返信」または「アーカイブ」をする勢いだ。

内容の実行に時間がかかりそうな内容のみ、

一次返信の上、受信トレイに残す。

 

つまり、私の受信トレイには、

二次返信が必要なメール（タスク）のみになっている。

 

 

ああ、すっきり！

 

カモン！新しいメール！

 

 

３．小さな信頼を積みまくる

 

ちなみに、二次返信が必要なメールのタスクをきちんとやることが

本当の信頼が問われる仕事だ。

ただ、無言でお待たせするよりも、「確認しましたよ」を伝える。

それだけでも、小さな信頼につながると感じている。

依頼された内容の実行スピードも上がってくると、

仕事全体が早く回るようになり、

積める信頼がどんどん増えるループへ。

 

 

 

前提として、テンポの良いやり取りをするためには、

目的意識、課題感、それに対するスピード感がすりあっている必要があるようだ。

 

ここがすりあっていないと、どうしてもメールが超大作となるし、

超大作を受信したがゆえに、それに値する返信をしなきゃ、

意図を理解しなきゃと思っているうちについつい後回しになり、

受信トレイにずっと該当メールが鎮座されることになる。